SOP Administrasi Digital & Letering Unit POS Retail

Panduan ini menjelaskan tata cara penggunaan sistem administrasi dokumen resmi (Letering) pada ERP BUMDes Bolulango, mencakup modul Pembelian, Penawaran, dan Logistik unit POS Retail. Untuk panduan tata kelola dokumen dinas induk BUMDes (SK, Surat Tugas, Kontrak), silakan merujuk ke Panduan Master Pusat Administrasi.

1. Manajemen Pembelian (Purchase Order)#

Alur Kerja:

1. Masuk ke menu Inventori > Pembelian.
2. Gunakan tab Buat Pesanan Baru untuk menginput belanja barang ke supplier.
3. Setelah disimpan, sistem akan menerbitkan nomor PO otomatis: [Nomor]/PO/PET-BB/[Bulan]/[Tahun].
4. Buka tab Riwayat & Cetak untuk mengunduh dokumen PO resmi dalam format A4.

Aturan Penomoran:

• Nomor bersifat berlanjut dan terpusat untuk seluruh unit usaha BUMDes.
• Dokumen PO yang dicetak harus ditandatangani oleh Kepala Unit dan Bagian Keuangan.

2. Penawaran Harga (Quotation)#

Alur Kerja:

1. Masuk ke menu Penjualan > Penawaran Harga.
2. Pilih Pelanggan dan masukkan daftar produk beserta harga penawarannya.
3. Klik Buat Penawaran Harga. Nomor surat akan otomatis terbit sebagai QUO.
4. Cetak dokumen penawaran dan kirimkan ke calon pelanggan.
5. Konversi: Jika pelanggan setuju, klik tombol "Konversi ke Penjualan" pada riwayat penawaran. Data akan otomatis berpindah ke modul Penjualan Riil.

3. Logistik & Surat Jalan (Delivery Order)#

Setiap pengiriman barang wajib disertai dengan Surat Jalan resmi.

Langkah-langkah:

1. Buka menu Penjualan > Riwayat Transaksi.
2. Cari transaksi yang ingin dikirim, klik tombol "Minta SJ".
3. Masukkan data logistik:

• Nama Sopir/Kurir.
• Nomor Polisi Kendaraan.
• Biaya Kirim: Masukkan nilai biaya kirim jika ada.

4. Klik Terbitkan SJ.
5. Cetak Surat Jalan dan berikan kepada sopir.

Integrasi Akuntansi:

• Input Biaya Kirim pada Surat Jalan akan otomatis menjurnal ke akun 4401 (Pendapatan Jasa Angkut) pada unit bisnis terkait.
• Nilai Biaya Kirim akan ditambahkan ke total piutang/kas pelanggan secara otomatis.

4. Manajemen Penagihan & Invoice (Faktur Pajak)#

Modul ini digunakan untuk mengelola piutang pelanggan dan menerbitkan dokumen tagihan resmi.

Fitur Utama:

1. Otomasi PPN 11%: Setiap invoice yang diterbitkan secara otomatis akan menambahkan PPN 11% dari nilai Dasar Pengenaan Pajak (DPP).
2. Diskon Dinamis: Staf dapat menambahkan potongan harga tambahan secara manual melalui tombol "DISKON" di daftar invoice untuk penyesuaian akhir tagihan.
3. Ekspor PDF & WhatsApp:

• Gunakan tombol "PDF" untuk mengunduh invoice dalam format dokumen resmi A4.
• Gunakan tombol "WA" untuk mengirimkan notifikasi tagihan langsung ke nomor WhatsApp pelanggan.

4. Instruksi Pembayaran: Invoice secara otomatis mencantumkan nomor rekening bank BUMDes untuk memudahkan pelanggan melakukan transfer.

Pelacakan Piutang:

• Pantau kolom "Sisa Piutang" untuk melihat tagihan yang belum lunas.
• Perhatikan "Tanggal Jatuh Tempo"; sistem akan memberikan indikator merah jika invoice sudah melewati batas waktu bayar (Overdue).

5. Administrasi & Legalitas Internal (SK, ST, Kontrak)#

Modul ini digunakan untuk menstandarisasi dokumen hukum dan operasional internal di lingkungan BUMDes.

Jenis Dokumen:

1. Surat Keputusan (SK): Pengangkatan staf, penetapan kebijakan unit, atau struktur organisasi.
2. Surat Tugas (ST): Penugasan lapangan, perjalanan dinas, atau instruksi kerja temporer.
3. Kontrak Kerjasama: Perjanjian kemitraan atau bagi hasil dengan pihak ketiga.

Fitur Keamanan Digital:

1. QR Code Verification: Setiap dokumen yang diterbitkan memiliki barcode unik di pojok kiri bawah. Barcode ini dapat di-scan untuk memverifikasi keaslian dokumen langsung dari pusat data BUMDes.
2. Signature Overlay: Sistem mendukung pencantuman scan tanda tangan pejabat berwenang secara otomatis pada dokumen digital.

Manajemen Masa Berlaku:

• Setiap dokumen dapat diatur Masa Berlakunya.
• Sistem akan menampilkan peringatan "Segera Expired" (30 hari sebelum berakhir) atau "Expired" (Sudah kadaluwarsa) pada dashboard administrasi untuk memudahkan pembaruan kontrak atau SK staf.

6. Manajemen Template Dokumen (Unit-Specific)#

Sistem kini mendukung kustomisasi dokumen yang berbeda untuk setiap unit usaha guna mendukung profesionalisme operasional masing-masing.

Cara Mengakses:

1. Masuk ke menu Pusat Administrasi > Template Dokumen.
2. Pilih Unit Bisnis pada daftar sebelah kiri.

Opsi Kustomisasi:

1. Kop Surat: Atur Alamat dan Tagline khusus unit. Hal ini berguna jika unit usaha memiliki lokasi fisik atau slogan yang berbeda dari kantor pusat BUMDes.
2. Purchase Order (PO): Masukkan Syarat & Ketentuan (T&C) khusus pembelian (misal: "Barang harus disertai COA", "Pembayaran 14 hari setelah barang diterima").
3. Surat Jalan (SJ): Masukkan catatan pengiriman atau aturan penerimaan barang khusus unit.
4. USP (Perjanjian Kredit): Masukkan klausul legal untuk pinjaman nasabah (misal: "Denda 0.5% per hari", "Asuransi jiwa bersifat wajib").
5. Hutang Piutang (SPH): Masukkan teks resmi untuk Surat Pengakuan Hutang (SPH) bisnis atau penagihan piutang.
6. Invoice:

• Pilih tab Invoice.
• Masukkan detail Bank Operasional Unit (Nama Bank, No. Rekening, Atas Nama).
• Tambahkan catatan kaki/instruksi pembayaran khusus.

Mekanisme Fallback:

• Jika salah satu field di atas dikosongkan, sistem akan secara otomatis menggunakan data dari Profil BUMDes Pusat.
• Logo tetap menggunakan Logo BUMDes Global untuk menjaga konsistensi identitas payung BUMDes.

7. Standar Branding & Stempel#

• Semua dokumen menggunakan Logo BUMDes Resmi yang diunggah di Pengaturan Situs.
• Setiap unit usaha wajib membubuhkan Stempel Basah pada area yang telah disediakan di dokumen cetak untuk validasi fisik tambahan.

Catatan: Segala bentuk manipulasi nomor surat di luar sistem merupakan pelanggaran administrasi.