Master SOP Operasional Manajemen Aset, Alsintan & Inventaris Desa (UNT-ASET)

BAB I: KETENTUAN UMUM & RUANG LINGKUP#

Pasal 1: Definisi & Istilah

1. Aset Tetap Desa/BUMDes: Kekayaan berwujud yang dimiliki BUMDes dengan masa manfaat lebih dari satu tahun untuk digunakan dalam operasional atau disewakan kepada pihak lain.
2. Batas Materialitas Kapitalisasi: Standar nilai perolehan minimum sebesar Rp 1.000.000 per unit barang untuk dibukukan sebagai aset tetap.
3. Surat Perintah Kerja (SPK) Sewa Alsintan: Dokumen resmi penugasan operator traktor/alat berat membajak sawah atau proyek fisik desa.
4. Hour Meter (HM): Alat pencatat akumulasi jam kerja mesin alat berat yang menjadi dasar penentuan jadwal servis berkala.
5. Stiker QR Code Aset: Label identifikasi fisik tahan air dan minyak yang terpasang pada fisik aset untuk memudahkan audit dan pelacakan digital.

Pasal 2: Ruang Lingkup Kerja

SOP ini mengikat Kepala Unit Sarpras & Aset, Admin Inventaris, Mekanik Bengkel, Operator Traktor, dan seluruh Kepala Unit pemegang aset inventaris BUMDes.

BAB II: PROSEDUR PENGADAAN, REGISTRASI & STIKERISASI QR CODE#

Pasal 3: Penerimaan & Verifikasi Fisik Barang Baru

1. Setiap barang inventaris atau alat berat yang baru dibeli atau diterima dari bantuan pemerintah wajib diperiksa kelengkapan dokumennya (Faktur, Kwitansi, Buku Manual, Kartu Garansi).
2. Petugas Aset memeriksa nomor rangka, nomor mesin, dan fungsi kerja operasional alat sebelum menandatangani Berita Acara Serah Terima (BAST).

Pasal 4: Pemberian Nomor Kodefikasi & Cetak Stiker QR

1. Admin Aset menginput data spesifikasi teknis barang ke modul ERP Manajemen Aset.
2. Sistem menerbitkan Nomor Aset Unik (contoh: AST-ALS-2026-004).
3. Mencetak stiker QR Code menggunakan printer label berbahan vinyl weatherproof.
4. Menempelkan stiker QR pada bagian fisik aset yang terlindung dari gesekan langsung namun mudah dijangkau scanner ponsel (contoh: di samping kemudi traktor atau sisi bodi CPU komputer).

BAB III: PROSEDUR SENSUS FISIK ASET TAHUNAN (STOCK OPNAME ASET)#

Pasal 5: Pelaksanaan Sensus Fisik Lapangan

1. Sensus fisik seluruh aset BUMDes wajib dilaksanakan minimal 1 (satu) kali setiap akhir tahun buku (bulan Desember).
2. Tim sensus berkeliling ke seluruh lokasi unit kerja membawa ponsel pintar dengan kamera barcode scanner.
3. Petugas memindai stiker QR setiap aset, mencocokkan lokasi fisik, mengevaluasi kondisi barang (Baik / Rusak Ringan / Rusak Berat), dan mengambil foto bukti fisik terbaru (watermark GPS & timestamp).

Pasal 6: Tindak Lanjut Selisih & Kerusakan Aset

1. Jika ditemukan aset yang tidak terlacak keberadaannya atau hilang, admin membuat Berita Acara Selisih Sensus dan melakukan investigasi internal.
2. Penanggung jawab unit yang menghilangkan aset wajib mengganti sesuai nilai buku wajar aset tersebut.

BAB IV: PROSEDUR SEWA ALSINTAN KOMERSIAL & MUTASI INTERNAL#

Pasal 7: Alur Penyewaan Traktor oleh Petani Warga

1. Petani/Kelompok Tani mendaftarkan permohonan sewa bajak sawah ke loket Unit 08 atau melalui Portal Warga.
2. Admin mengecek ketersediaan jadwal alat dan operator pada kalender pemesanan ERP.
3. Petani menyetujui tarif sewa komersial (Rp 1.200.000 per hektar) dan membayar uang muka minimal 50%.
4. Admin menerbitkan Surat Perintah Kerja (SPK) Operasional Traktor kepada operator.

Pasal 8: Pemakaian Alat Berat Antar-Unit BUMDes (At-Cost)

1. Unit internal (misal Unit 03 Pertanian atau Unit 21 TPS3R) yang memerlukan alsintan wajib mengajukan nota dinas permohonan pinjam alat.
2. Seluruh biaya operasional (solar BBM dan upah operator) dibukukan berbasis at-cost murni tanpa mark-up laba melalui akun Rekening Koran Holding 1-603.

BAB V: PEMELIHARAAN PREVENTIF & BENGKEL SERVIS ALAT#

Pasal 9: Standar Servis Berkala Berbasis Hour Meter (HM)

1. Setiap operator traktor wajib mencatat angka Hour Meter (HM) awal dan akhir kerja pada buku log harian.
2. Servis Berkala I (50 Jam Operasi): Penggantian oli mesin pertama dan pembersihan filter udara.
3. Servis Berkala II (250 Jam Operasi): Penggantian oli mesin, filter oli, filter bahan bakar solar, dan pelumasan gemuk (greasing) pada seluruh nepel sendi gerak.
4. Servis Berkala III (500 Jam Operasi): Penggantian oli transmisi, filter hidrolik, dan penyetelan celah kopling/rem.

Pasal 10: Pengelolaan Limbah Oli Bekas (B3)

1. Oli bekas hasil servis wajib ditampung ke dalam drum drum penampungan tertutup berlabel Limbah B3 Oli Bekas.
2. Dilarang keras membuang oli bekas ke tanah, saluran air, atau selokan yang dapat mencemari lingkungan desa.

BAB VI: PENGHAPUSAN, LELANG & DISPOSAL ASET#

Pasal 11: Kriteria Penghapusan Aset

Aset dapat diusulkan untuk dihapus dari daftar inventaris (asset write-off) jika memenuhi salah satu kriteria:

1. Rusak berat secara teknis dengan estimasi biaya perbaikan melampaui 70% harga beli aset baru sejenis.
2. Ketinggalan teknologi secara ekstrem (obsolescence) sehingga tidak lagi efisien dioperasikan.
3. Hilang akibat bencana alam atau pencurian yang telah berkekuatan hukum tetap (disertai Laporan Kepolisian).

Pasal 12: Mekanisme Lelang Aset Terbuka

1. Penghapusan aset bernilai perolehan di atas Rp 10.000.000 wajib mendapatkan persetujuan Musyawarah Desa (Musdes).
2. Penjualan besi tua (scrap) atau lelang alat berat bekas dilakukan secara terbuka dan transparan kepada penawar tertinggi; hasil penjualan disetor 100% ke kas BUMDes sebagai Pendapatan Non-Operasional.

BAB VII: STANDAR AKUNTANSI SAK EP & PENYUSUTAN GARIS LURUS#

Pasal 13: Perhitungan Amortisasi Penyusutan Bulanan

1. Penyusutan dihitung secara otomatis oleh modul akuntansi ERP BUMDes setiap akhir bulan menggunakan metode Garis Lurus (Straight-Line Depreciation Method).
2. Formula teks penyusutan: Beban Penyusutan Bulanan = (Harga Perolehan Historis - Nilai Residu 10%) / Total Bulan Masa Manfaat.
3. Tanah Kas Desa tidak disusutkan nilainya namun wajib dievaluasi nilai pasarnya (fair value) secara periodik.

BAB VIII: AUDIT KEPATUHAN & PELAPORAN MUSDES#

Pasal 14: Laporan Pertanggungjawaban Aset

1. Kepala Unit Manajemen Aset menyusun Buku Induk Inventaris Desa (BIID) dan Neraca Aset Tetap setiap akhir semester.
2. Laporan fisik aset, utilisasi alat berat per jam operasi, serta mutasi penghapusan dipaparkan secara terbuka dalam forum Musdes Pertanggungjawaban Tahunan.