📘 Panduan Operasional & Master SOP: Manajemen Mitra Bisnis Terpadu

ERP BUMDes Bolulango Nomor Registrasi: SOP/BUMDES-BLG/MTR-001/2026 | Tanggal Berlaku: 17 September 2026 | Edisi: 2026.2 (Grand Standard)

---

🎯 1. Pendahuluan, Visi & Landasan Yuridis#

1.1 Filosofi Manajemen Rekanan BUMDes

Kemitraan usaha pada Badan Usaha Milik Desa (BUMDes) Bolulango memadukan dua pendekatan strategis:

1. Pemberdayaan Ekonomi Desa (Inklusif): Merangkul petani jagung, peternak ayam/sapi, kelompok nelayan, dan warung kelontong warga sebagai mitra strategis dengan prinsip saling menguntungkan (fair trade).
2. Kemitraan Korporasi Profesional (Efisien): Menjalin hubungan bisnis dengan produsen industri skala besar (pabrik pakan, distributor pupuk subsidi/non-subsidi, perbankan) dengan tata kelola legalitas, faktur resmi, dan komunikasi digital modern.

1.2 Landasan Hukum & Kepatuhan Standar

• Peraturan Pemerintah No. 11 Tahun 2021 tentang Badan Usaha Milik Desa.
• Peraturan Menteri Desa PDTT No. 3 Tahun 2021 tentang Pendaftaran, Pendataan, dan Pemeringkatan BUMDes.
• Standar Akuntansi Keuangan Entitas Privat (SAK EP 2025/2026): Pengakuan piutang usaha (Bab 11) dan kewajiban hutang usaha (Bab 21) yang mewajibkan ketersediaan buku pembantu (sub-ledger) pihak ketiga yang dapat direkonsiliasi dengan akun pengendali (control accounts).

1.3 Asas Single Source of Truth

Seluruh unit usaha BUMDes Bolulango (Toko Retail, Feedmill, Peternakan Ketapang, Bio-Liv, USPPS, Pujasera, Wisata, dan Transportasi) wajib merujuk pada Master Data Hub Mitra Bisnis yang terpusat di /dashboard/master-data/mitra. Dilarang keras membuat basis data kontak pihak ketiga di luar sistem ERP resmi.

---

🏷️ 2. Taksonomi & Klasifikasi Mitra Bisnis#

Sistem ERP BUMDes Bolulango mengklasifikasikan rekanan ke dalam 3 tipe hubungan bisnis dan 2 tingkatan cakupan wilayah:

Memuat diagram alur...

2.1 Klasifikasi Berdasarkan Tipe Relasi

1. Pemasok (Supplier): Pihak ketiga yang menyediakan barang persediaan, pakan ternak, bibit, pupuk, suku cadang, atau jasa ke BUMDes. Tipe ini juga mencakup penyedia modal talangan perorangan. Dampak Akuntansi: Terhubung ke Bagan Akun Hutang Usaha (2-101).
2. Pelanggan (Customer): Pihak ketiga atau perorangan yang membeli barang/jasa BUMDes secara tempo atau kredit, seperti agen telur, pengepul sapi, kelompok tani pembeli pupuk, atau pelanggan katering. Dampak Akuntansi: Terhubung ke Bagan Akun Piutang Usaha (1-111).
3. Keduanya (Pemasok & Pelanggan / Both): Rekanan yang memiliki hubungan timbal-balik ganda. Contoh: Kelompok Tani yang menjual hasil panen jagung ke Pabrik Pakan BUMDes (sebagai pemasok) sekaligus membeli bibit dan pakan konsentrat dari Toko BUMDes (sebagai pelanggan). Dampak Akuntansi: Terhubung sekaligus ke akun Hutang Usaha (2-101) dan Piutang Usaha (1-111).

2.2 Klasifikasi Berdasarkan Cakupan Wilayah (Scoping Multi-Unit)

1. Mitra Global (Pusat BUMDes / unit_id IS NULL): Rekanan yang melayani transaksi lintas unit atau berkontrak langsung dengan manajemen holding BUMDes (misal: PT Charoen Pokphand, Bank SulutGo, PLN, Pertamina). Mitra ini dapat dilihat dan digunakan oleh seluruh unit usaha.
2. Mitra Khusus Unit Usaha (unit_id = UUID): Rekanan lokal yang khusus bertransaksi dengan unit tertentu. Contoh: Bapak Nawir (pengepul lokal Ketapang) yang hanya bertransaksi dengan Unit Peternakan Ketapang.

---

📋 3. Standar Operasional Prosedur (SOP) Pendaftaran Mitra#

3.1 Prosedur Pendaftaran Langkah-demi-Langkah

1. Buka modul Master Data melalui bilah navigasi kiri, pilih Master Mitra Bisnis (URL: /dashboard/master-data/mitra).
2. Klik tombol utama "Tambah Mitra" (ikon Plus berwarna biru indigo di pojok kanan atas).
3. Isi formulir modal data identitas rekanan:

• Nama Perusahaan / Individu (Wajib): Tuliskan nama lengkap berbadan hukum atau nama terang individu.
• Tipe Mitra (Wajib): Pilih salah satu tombol: Pemasok, Pelanggan, atau Keduanya.
• Nama Kontak Utama (PIC): Nama personil yang berwenang dihubungi untuk urusan operasional harian.
• Telepon Utama / WhatsApp: Masukkan nomor telepon aktif yang diawali dengan angka 08 atau kode internasional +62.
• Email Resmi: Masukkan alamat email korespondensi jika mitra berupa badan hukum/korporasi.
• Cakupan Unit Bisnis: Pilih unit usaha penanggung jawab atau biarkan kosong (-- Mitra Global --) jika melayani seluruh holding.
• Alamat Lengkap: Alamat kantor, gudang, atau domisili fisik rekanan.
• NPWP / Tax ID (Opsional): Diisi untuk rekanan Pengusaha Kena Pajak (PKP) atau pemotongan PPh 21/23.

4. Tentukan konfigurasi notifikasi Sentinel-Procure dan akun akuntansi COA SAK EP (lihat Bab 4 dan Bab 5).
5. Klik tombol "Simpan Data Mitra".

3.2 Aturan Baku Penamaan Rekanan (Pencegahan Duplikasi)

Untuk menghindari pencatatan ganda (duplicate entities):

• Gunakan nama resmi: Tuliskan bentuk badan hukum di depan (misal: CV. Azzam Mandiri Sukses atau PT. Japfa Comfeed Indonesia).
• Rekanan Perorangan: Tuliskan nama panggilan baku diikuti keterangan lokasi jika diperlukan (misal: Erwin - Peternakan Ketapang atau Mujid - Gorontalo).
• Dilarang membuat nama singkatan yang ambigu (misal: hanya menulis Erw atau CV. AZ).

---

🏛️ 4. Integrasi Buku Besar Akuntansi SAK EP (Sub-Ledger AR/AP)#

Setiap mutasi kredit pada modul Pengadaan (Purchase Orders / BKK) dan Penjualan (Sales Invoices / BKM) secara otomatis memperbarui kartu hutang atau piutang mitra tanpa memerlukan pencatatan jurnal manual (auto-posting).

┌────────────────────────────┬────────────────────────────┬───────────────────────────────────────┐
│ Tipe Transaksi Rekanan │ Akun Buku Besar Terhubung │ Sub-Ledger Kartu Pembantu │
├────────────────────────────┼────────────────────────────┼───────────────────────────────────────┤
│ Pembelian Tempo (Kredit) │ 2-101 (Hutang Usaha) │ Kartu Hutang Pemasok (AP Statement) │
│ Pelunasan Hutang (BKK) │ 1-100 (Kas) / 1-101 (Bank) │ Pengurangan Saldo Hutang Mitra │
│ Penjualan Tempo (Piutang) │ 1-111 (Piutang Usaha) │ Kartu Piutang Pelanggan (AR Statement)│
│ Penerimaan Piutang (BKM) │ 1-100 (Kas) / 1-101 (Bank) │ Pengurangan Saldo Piutang Mitra │
└────────────────────────────┴────────────────────────────┴───────────────────────────────────────┘

4.1 Standar Akun BUMDes Bolulango

• Akun Hutang Pemasok: Wajib diarahkan ke kelompok akun 2-101 (Hutang Usaha).
• Akun Piutang Pelanggan: Wajib diarahkan ke kelompok akun 1-111 (Piutang Usaha). (Perhatian: Jangan memilih akun 1-103 karena kode tersebut merupakan akun Kas Kecil/Petty Cash).

---

📲 5. Konfigurasi Gerbang Notifikasi Otomatis (Sentinel-Procure)#

Sistem ERP BUMDes Bolulango dilengkapi subsistem Sentinel-Procure (berdasarkan Migration 152) yang mampu mengirimkan lembar dokumen resmi seketika kepada rekanan begitu transaksi disahkan oleh pimpinan unit.

5.1 Opsi Kanal Komunikasi Resmi

Pada modal edit mitra, tentukan preferensi pengiriman dokumen:

1. WhatsApp + Email (Disarankan untuk Korporasi & Rekanan Utama): Dokumen PDF resmi dikirim via email korporat, sementara ringkasan nota dan tautan persetujuan dikirim seketika via WhatsApp.
2. WhatsApp Saja (Cocok untuk Petani/Peternak Lokal & Supir Truk): Mengirimkan nomor PO, jadwal bongkar muat, dan bukti transfer BKK langsung ke nomor seluler rekanan.
3. Email Saja (Cocok untuk Lembaga Perbankan / BUMN): Korespondensi formal tanpa notifikasi seluler.
4. Nonaktif: Menonaktifkan pengiriman dokumen otomatis.

5.2 Pemisahan Kontak Operasional (PIC Finance vs PIC Order)

Untuk rekanan berbadan usaha menengah ke atas, pisahkan kontak personil:

• PIC Keuangan (Finance / Billing): Personil yang bertugas menerima Faktur Tagihan, Surat Konfirmasi Saldo Hutang/Piutang, dan kuitansi transfer kas (BKK).
• PIC Pemesanan (Order / Dispatcher): Personil logistik yang menerima Surat Pesanan Barang (PO), instruksi muat armada, dan Berita Acara Serah Terima (BAST).

---

🗺️ 6. Pemetaan Geospasial Spasial GIS & Rantai Pasok Desa#

Modul Mitra Usaha terintegrasi penuh dengan peta sebaran potensi desa berbasis WebGIS (OpenLayers & PostGIS SRID 4326).

6.1 Prosedur Penandaan Titik Koordinat (Geotagging)

1. Pada modal formulir mitra, gulir ke seksi "Titik Koordinat Geografis (Peta Sebaran Mitra)".
2. Klik tombol "Gunakan Posisi Saya Saat Ini" (jika staf sedang melakukan survei lapangan di gudang rekanan) atau cari lokasi pada peta interaktif.
3. Klik titik lokasi kantor/gudang mitra pada peta hingga muncul penanda pin berwarna jingga (Pin Amber).
4. Nilai lintang (latitude) dan bujur (longitude) akan terisi secara otomatis dengan presisi 6 desimal.
5. Klik "Simpan Data Mitra".

6.2 Manfaat Spasial bagi Manajemen

• Optimasi Rute Armada Holding: Membantu Unit Transportasi BUMDes merancang rute penjemputan pakan ternak atau pengantaran telur yang paling hemat BBM.
• Transparansi Lokasi Peta Sentral: Lokasi rekanan aktif dapat dipantau bersama pada Peta Terpadu Desa di /dashboard/audit-aset/peta.

---

🏆 7. Evaluasi Kinerja Pemasok (Vendor Performance Scorecard)#

Setiap rekanan bertipe Pemasok (Supplier) atau Keduanya (Both) secara otomatis dievaluasi kinerjanya oleh algoritma ERP berdasarkan data riwayat transaksi nyata.

7.1 Matriks Penilaian & Kategori Grade

Evaluasi dihitung berdasarkan 3 indikator utama:

1. Tingkat Pemenuhan Kuantitas (Fill Rate): Persentase jumlah fisik barang yang diterima di gudang (BAST) dibandingkan jumlah yang dipesan pada Purchase Order (PO).
2. Ketepatan Waktu Pengiriman (On-Time Delivery Rate): Ketepatan tanggal kedatangan barang terhadap estimasi due date PO.
3. Durasi Pengiriman Rata-rata (Average Lead Time): Jumlah hari yang dibutuhkan vendor sejak PO diterbitkan hingga barang tiba di gudang BUMDes.

┌─────────┬──────────────────────┬────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Grade │ Rentang Skor │ Rekomendasi Manajemen Pengadaan BUMDes │
├─────────┼──────────────────────┼────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Grade A │ 85% - 100% (Hijau) │ Pemasok Prioritas Utama (Top Vendor / Fast-Track) │
│ Grade B │ 70% - 84% (Biru) │ Pemasok Standar Andal (Memenuhi KPI Pengadaan) │
│ Grade C │ 50% - 69% (Kuning) │ Perlu Evaluasi (Sering Terlambat / Kuantitas Kurang) │
│ Grade D │ < 50% (Merah) │ Peringatan Keras / Evaluasi Penghentian Kontrak Pasok │
└─────────┴──────────────────────┴────────────────────────────────────────────────────────┘

7.2 Cara Membuka Modal Analitik Kinerja

Pada tabel daftar mitra, klik ikon Medali Emas (Award) pada baris pemasok yang bersangkutan untuk melihat rincian riwayat pengiriman barang, tren deviasi harga beli, dan grafik pemenuhan PO.

---

🛡️ 8. Kebijakan Penghapusan Aman (Safe Deletion vs Soft-Delete)#

Sesuai standar audit SAK EP dan sistem anti-fraud BUMDes, penghapusan data master rekanan diatur dengan ketentuan yang sangat ketat:

Memuat diagram alur...

8.1 Prosedur Penonaktifan Rekanan (Soft-Delete)

• Kapan Digunakan: Rekanan yang sudah selesai masa kontraknya, tidak lagi memasok barang, atau pelanggan yang sudah tidak aktif.
• Cara Eksekusi: Klik tombol ikon Power pada kolom aksi tabel mitra.
• Dampak: Status berubah menjadi Nonaktif (titik abu-abu). Rekanan tidak akan muncul lagi pada pilihan kasir POS maupun formulir pengadaan baru, namun seluruh riwayat pembukuan dan laporan keuangan terdahulu tetap 100% utuh.
• Pemulihan: Jika di masa depan BUMDes bekerja sama kembali, cukup klik tombol Power sekali lagi untuk mengaktifkannya kembali.

8.2 Prosedur Penghapusan Permanen (Hard Delete)

• Kapan Diizinkan: Hanya diperbolehkan jika staf baru saja membuat entitas mitra dan terjadi kesalahan pengetikan nama (human error), serta entitas tersebut belum pernah memiliki catatan mutasi jurnal, PO, faktur, maupun pelunasan.
• Proteksi Sistem: Backend ERP secara otomatis memindai tabel purchase_transactions dan journal_entries. Jika ditemukan riwayat transaksi, perintah hapus akan ditolak secara otomatis dengan notifikasi instruksi penonaktifan.

---

💡 9. Tata Cara Penanganan Kasus Khusus (Dana Talangan & Pekerja Lepas)#

9.1 Prosedur Pembukuan Dana Talangan Pengurus / Rekanan Perorangan

Dalam operasional perintisan unit usaha (misalnya Unit Peternakan Ketapang atau Bio-Liv), sering terjadi penerimaan dana talangan operasional dari pengurus atau tokoh mitra (seperti Bapak Erwin atau Bapak Ansor).

1. Registrasi Mitra: Daftarkan pemberi talangan sebagai mitra bertipe Pemasok (Supplier).
2. Penetapan Unit: Tentukan unit bisnis penerima talangan (misal: Unit Peternakan Ketapang) agar kewajiban hutang tidak tercampur dengan holding pusat.
3. Akun Buku Besar: Pastikan akun hutang terpetakan ke 2-101 (Hutang Usaha) atau sub-akun hutang talangan unit terkait.
4. Pencatatan Transaksi: Catat transaksi pada modul Pembelian/Hutang dengan metode pembayaran credit dan nomor referensi baku sesuai Standar Kodifikasi Transaksi (misal: PO-KTPG-DT-20260308-001).
5. Pelunasan Bertahap: Pelunasan dilakukan melalui modul Buku Hutang Usaha (/dashboard/inventori/hutang) dengan menerbitkan voucher Bukti Kas Keluar (BKK) bertahap sesuai ketersediaan arus kas unit.

---

9.2 Tata Kelola Pekerja Lepas, Tenaga Harian & Jasa Panggilan (Casual Labor / Freelancers)

Di tingkat desa, BUMDes sering mempekerjakan tenaga kerja non-pegawai, seperti tukang las kandang, tukang bangunan, supir sewa pikap warga, buruh petik panen, atau regu kuli bongkar muat pakan.

A. Perlakuan Akuntansi SAK EP & Pemisahan dari Modul Gaji

• Bukan Karyawan (Bukan Payroll): Pekerja lepas tidak menerima gaji bulanan tetap dan tidak memiliki SK Pengangkatan, sehingga DILARANG dimasukkan ke modul Penggajian Karyawan (5-101 Beban Gaji).
• Diakui sebagai Penyedia Jasa (Service Vendor): Secara hukum dan akuntansi SAK EP, pekerja lepas berstatus sebagai Penyedia Jasa Pihak Ketiga (Pemasok Jasa). Biayanya dicatat sebagai beban operasional jasa sesuai kodifikasi baku ERP BUMDes Bolulango:

• 5-221 (Beban Upah Buruh Harian & Tenaga Borongan) — Sub-akun: 5-221.14 (Peternakan Ketapang), 5-221.13 (Peternakan Bio-Liv).
• 5-212 (Beban Jasa Angkut, Ekspedisi & Bongkar Muat) — Sub-akun: 5-212.14 (Peternakan Ketapang), 5-212.13 (Peternakan Bio-Liv).
• 5-215 (Beban Pemeliharaan & Perbaikan Aset) — Sub-akun: 5-215.14 (Peternakan Ketapang), 5-215.13 (Peternakan Bio-Liv).

B. Matriks Keputusan: Kapan Masuk Master Mitra vs Cukup di Kas Kecil

┌──────────────────────────────────────┬────────────────────────────────┬───────────────────────────┬──────────────────────────────────────────────┐
│ Kategori Pekerjaan │ Contoh Kasus Riil di Lapangan │ Masuk Master Mitra Bisnis │ Alur Pembayaran & Pencatatan │
├──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┼───────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────┤
│ 1. Pekerja Lepas Rutin / Langganan │ Tukang las langganan kandang, │ YA (Wajib) │ Modul Kas/BKK -> Penerima dipilih dari master│
│ │ supir pikap sewaan bulanan │ (Tipe: Pemasok Jasa) │ mitra -> Notifikasi WA terkirim otomatis. │
├──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┼───────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────┤
│ 2. Borongan Proyek Bertahap (Tempo) │ Bangun sekat kandang/semen kolam│ YA (Wajib) │ Dicatat di Buku Hutang AP -> Pelunasan │
│ │ (misal: Rp 3.000.000 / 3 termin)│ (Tipe: Pemasok Jasa) │ bertahap via BKK sesuai progres fisik. │
├──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┼───────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────┤
│ 3. Regu / Rombongan Kuli Angkut │ 8 orang kuli panggul jagung │ YA (Cukup Nama Mandor) │ Transfer/kas dibayarkan ke Mandor Regu │
│ │ bongkar muat di gudang feedmill│ (Tipe: Pemasok Jasa) │ yang bertanggung jawab membagi ke anggota. │
├──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┼───────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────┤
│ 4. Bantuan Insidental / Sekali Jalan │ Minta tolong warga dorong mobil│ TIDAK PERLU │ Dicatat langsung di Kas Kecil (Petty Cash/ │
│ (Nilai Kecil < Rp 100.000) │ mogok atau angkut 1 karung │ (Mencegah Database Bloat) │ BPKK) dengan nama penerima di nota fisik. │
└──────────────────────────────────────┴────────────────────────────────┴───────────────────────────┴──────────────────────────────────────────────┘

C. Standar Penamaan Baku Rekanan Jasa Perorangan

Untuk memudahkan pencarian kasir dan bendahara saat membuat voucher kas keluar, gunakan awalan profesi baku:

• Tukang - [Nama] ([Keahlian / Lokasi]) — Contoh: Tukang - Pak Rusli (Las & Konstruksi)
• Supir - [Nama] ([Jenis Armada]) — Contoh: Supir - Hendra (Pikap GranMax Ketapang)
• Mandor - [Nama] ([Regu Kerja]) — Contoh: Mandor - Taufik (Regu Bongkar Muat Feedmill)

D. Pengaturan Komunikasi Sentinel-Procure & Akun Hutang

• Kanal Komunikasi: Atur ke WhatsApp Saja dan masukkan nomor seluler aktif pekerja/mandor. Setiap kali pembayaran upah kas/transfer disahkan, sistem otomatis mengirimkan konfirmasi rincian pembayaran ke WhatsApp penerima.
• Akun Hutang: Tetapkan ke akun standar 2-101 (Hutang Usaha) atau 2-102 (Hutang Upah/Jasa).
• Cakupan Unit: Kaitkan langsung ke unit usaha pengguna jasa (misal: Unit Peternakan Ketapang) agar tidak membingungkan unit usaha lain.

E. Manfaat Audit & Tata Kelola Anti-Fraud

1. Kepatuhan Pajak PPh 21: Dokumen identitas (NIK/KTP dan nomor HP) tersimpan rapi untuk rekonsiliasi bukti potong pajak tenaga ahli/lepas.
2. Pemberantasan Nota Fiktif: Mencegah staf membuat pengeluaran upah fiktif tanpa personil penerima yang jelas.
3. Analisis Total Belanja Jasa: BUMDes dapat mengevaluasi efisiensi pengeluaran jasa tukang atau ongkos angkut selama satu tahun buku secara transparan.

---

👥 10. Matriks Hak Akses & Lembar Pengesahan Regulasi#

10.1 Matriks Wewenang RBAC (Role-Based Access Control)

---

10.2 Lembar Pengesahan Dokumen

Dokumen Standar Operasional Prosedur ini disahkan dan diberlakukan secara resmi sebagai pedoman baku operasional seluruh unit usaha BUMDes Bolulango.

Ditetapkan di : Desa Bolulango
Pada tanggal : 17 September 2026

Menyetujui, Mengesahkan,
Ketua Badan Pengawas Desa (BPD) Direktur Utama BUMDes Bolulango




( _____________________________ ) ( _____________________________ )
NIPD. NIPB.