📋 Standar Operasional Prosedur: Unit Transportasi, Ekspedisi & Logistik Desa

Nomor Dokumen: SOP/BUMDES-BLG/OPS-TRANS/2026/018 Unit Kerja: Unit Transportasi & Logistik Desa (UNT-TRANS) Tanggal Efektif: 13 September 2026 Penanggung Jawab: Kepala Unit Transportasi & Logistik Klasifikasi: Standar Operasional Prosedur (SOP) Utama Versi: 2026.2 (Grand Standard)

---

1. Tujuan#

Penyusunan Standar Operasional Prosedur ini bertujuan untuk:

1. Menjamin Kelancaran Rantai Pasok Pangan & Komoditas: Memastikan armada angkut BUMDes siap melayani pengiriman bahan pakan jagung, telur ayam, karkas daging, dan pupuk kompos secara tepat waktu dengan biaya transportasi paling efisien (at-cost).
2. Standardisasi Layanan Sewa Kendaraan & Alsintan: Memberikan kepastian prosedur sewa armada niaga milik BUMDes (Pick-up, Truk Engkel, Motor Roda 3 Viar) dan alat mesin pertanian (Alsintan) bagi masyarakat umum, kelompok tani, dan pelaku UMKM desa.
3. Pemberdayaan Ekonomi Warga via Konsinyasi Armada: Mengatur mekanisme titip sewa kendaraan milik warga dengan sistem bagi hasil transparan (80% hak warga pemilik, 20% komisi operasional BUMDes).
4. Keamanan Aset & Mitigasi Fraud Lapangan: Mencegah penggelapan kendaraan, kerusakan akibat kelalaian penyewa, kebocoran kupon bahan bakar minyak (BBM), serta ketidakseimbangan pencatatan uang muka (deposit) pada sistem ERP.

---

2. Ruang Lingkup#

Prosedur ini mengikat seluruh staf, pengemudi (driver), mekanik rekanan, dan nasabah penyewa pada lingkup aktivitas:

1. Layanan Sewa Armada Komersial BUMDes: Penyewaan unit Pick-up Gran Max, Truk Colt Diesel 4 roda, dan Viar Roda 3 untuk angkutan material bangunan, hasil panen, atau pindahan warga.
2. Layanan Armada Titipan Warga (Konsinyasi): Penerimaan, inspeksi berkala, operasionalisasi, dan bagi hasil armada kendaraan niaga milik warga desa.
3. Layanan Ekspedisi & Kurir Desa (Last-Mile Delivery): Penerimaan paket dari kantor ekspedisi logistik kecamatan ke Kantor BUMDes (Drop-Point) hingga pengantaran ke pintu rumah warga (door-to-door).
4. Logistik Internal Holding BUMDes: Penugasan armada untuk distribusi telur dari kandang layer Ketapang ke Toko Ritel (17_POS_Retail), pengiriman jagung ke Pabrik Pakan (UNT-FEED), dan pengangkutan sampah organik ke TPS3R (21_Persampahan_TPS3R).

---

3. Dokumen & Formulir Terkait#

Setiap tahapan operasional wajib didukung oleh kelengkapan administrasi fisik dan digital:

1. Surat Perjanjian Sewa Kendaraan (SPSK): Akad sewa tertulis memuat identitas penyewa, tarif sewa, batas waktu sewa, dan batas area operasional.
2. Berita Acara Pemeriksaan Fisik Kendaraan (BAPF): Lembar inspeksi kondisi bodi, lampu, rem, ban cadangan, dan ketinggian jarum indikator BBM sebelum dan sesudah sewa.
3. Surat Jalan Pengiriman (SJP-TRANS): Dokumen jalan resmi pengemudi memuat rincian barang muatan, tonase timbangan, alamat tujuan, dan tanda tangan penerima barang.
4. Kuitansi Tanda Terima Uang Jaminan (Deposit Refundable): Bukti setoran jaminan kerusakan kendaraan sebesar Rp 200.000 s/d Rp 500.000 per transaksi sewa.
5. Bagan Akun Standar (COA SAK EP Suffix .18): Acuan resmi penjurnalan otomatis transaksi kas, pendapatan sewa, hutang konsinyasi, dan beban pemeliharaan armada (docs/04_Financial/02_Panduan_Operasional/STANDAR_AKUNTANSI_COA.md).

---

4. Diagram Alur Prosedur Kerja#

4.1 Alur Layanan Penyewaan Armada Kendaraan

Memuat diagram alur...

4.2 Alur Layanan Titipan Armada Warga (Konsinyasi 80:20)

Memuat diagram alur...

---

5. Rincian Prosedur Operasional Lapangan#

5.1 Prosedur Checklist Pra-Jalan & Keselamatan Kerja (K3)

Sebelum armada dioperasikan oleh supir BUMDes maupun diserahkan kepada penyewa luar, staf teknis wajib melakukan verifikasi 7 Parameter Utama:

1. Level Oli Mesin & Air Radiator: Tarik dipstick oli mesin, pastikan level oli berada di antara tanda MIN dan MAX. Periksa tangki cadangan air radiator (coolant).
2. Kondisi dan Tekanan Angin Ban: Tekanan standar ban depan Pick-up: 30-35 PSI, ban belakang (muatan): 40-45 PSI. Pastikan kembangan ban minimal 2 mm dan ban cadangan dalam kondisi terisi angin.
3. Sistem Pengereman & Lampu: Periksa fungsi rem tangan, rem kaki, lampu utama, lampu sein kiri/kanan, lampu hazard, dan lampu rem belakang.
4. Kelengkapan Dokumen & Alat Darurat: Pastikan STNK asli, buku uji berkala (KIR), dongkrak buaya, kunci roda, dan segitiga pengaman berada di dalam kabin.

[!IMPORTANT] Dilarang keras melepas armada ke luar area pool BUMDes jika ditemukan kebocoran minyak rem, ban botak, atau lampu sein mati. Keselamatan jiwa pengemudi dan warga adalah prioritas mutlak.

5.2 Prosedur Serah Terima & Verifikasi Identitas Penyewa

1. Verifikasi Identitas Penyewa (KYC Desa):

• Penyewa warga desa: Menunjukkan e-KTP asli dan kartu keluarga (KK).
• Penyewa dari luar desa: Menunjukkan e-KTP asli, SIM A/B1 yang masih berlaku, dan meninggalkan satu kartu identitas resmi sebagai jaminan pendamping.

2. Penyusunan Berita Acara Pemeriksaan Fisik (BAPF):

• Petugas loket bersama penyewa mengelilingi kendaraan untuk mencatat baret, penyok, atau retakan kaca pada lembar diagram kendaraan.
• Catat angka odometer (kilometer) dan posisi jarum bahan bakar (contoh: 1/2 tangki). Penyewa wajib mengembalikan kendaraan pada posisi jarum bahan bakar yang sama.

3. Pembayaran Uang Muka & Deposit Kerusakan:

• Penyewa melunasi biaya sewa atau membayar uang muka (DP) minimal 50% dari total estimasi sewa.
• Penyewa menyetorkan Uang Jaminan Kerusakan (Deposit) tunai/transfer sebesar Rp 300.000 (untuk Pick-up/Viar) atau Rp 500.000 (untuk Truk).

5.3 Prosedur Pengembalian Kendaraan & Pencairan Deposit

1. Saat kendaraan kembali, petugas loket mencocokkan kondisi fisik terhadap lembar BAPF awal.
2. Jika Kondisi Sempurna:

• Seluruh uang jaminan (deposit) dikembalikan seketika kepada penyewa tanpa potongan.
• Petugas menandatangani lembar penutupan sewa dan memperbarui status reservasi di modul ERP menjadi COMPLETED.

3. Jika Ditemukan Kerusakan Baru atau Kekurangan BBM:

• Kerusakan baret/penyok diestimasi bersama bengkel rekanan BUMDes. Biaya perbaikan dipotong langsung dari uang jaminan.
• Kekurangan bahan bakar diperhitungkan dengan tarif bensin/solar resmi ditambah biaya jasa pengisian sebesar Rp 10.000.
• Jika nilai kerusakan melebihi uang jaminan, penyewa wajib melunasi sisa tagihan perbaikan paling lambat 3x24 jam.

5.4 Prosedur Jasa Kurir & Ekspedisi Paket Warga (Last-Mile)

1. Setiap pukul 09.00 WITA, kurir BUMDes menerima drop-off paket dari perwakilan ekspedisi nasional di kantor BUMDes.
2. Admin menginput nomor resi dan nama penerima ke modul logistik desa.
3. Kurir mengantarkan paket ke rumah warga sesuai rute klaster dusun:

• Biaya jasa antar paket reguler: Rp 3.000 per paket.
• Paket barang berat (> 10 kg): Rp 10.000 s/d Rp 15.000 per paket.

4. Pembayaran dapat dilakukan tunai oleh penerima paket (COD) atau didebit langsung dari Saldo Tabungan Digital Warga di ERP BUMDes.

5.5 Prosedur Logistik Internal Rantai Pasok Holding (At-Cost Supply)

1. Penugasan armada untuk unit usaha holding (antar pakan, jemput telur, angkut sampah) wajib dilengkapi Surat Perintah Tugas (SPT) dari Direksi.
2. Perhitungan biaya operasional angkutan internal menggunakan prinsip HPP Murni (At-Cost):

text
Biaya Angkut Internal = (Jarak Tempuh PP dlm Km x Konsumsi BBM per Km) + Upah Supir Penugasan + Biaya Amortisasi Ban/Servis

3. Biaya ditagihkan secara timbal balik melalui Rekening Koran holding:

• Unit Transportasi mendebit Piutang RK Holding 1-623 dan mengkredit Pendapatan Jasa Angkut Internal 4-104.18.
• Unit pemesan mendebit Beban Angkut Komoditas dan mengkredit Hutang RK Holding 2-610.

---

6. Checklist Kendali Mutu & Ambang Kritis Operasional#

---

7. Kepatuhan Finansial & Auto-Journaling SAK EP (Suffix .18)#

Seluruh pencatatan transaksi keuangan Unit Transportasi & Logistik wajib menggunakan akun terisolasi SAK EP Suffix .18:

7.1 Matriks Bagan Akun Baku (COA) Unit Transportasi

• 1-101.18 : Kas Tunai Operasional Unit Transportasi
• 1-102.18 : Rekening Bank BPD Unit Transportasi
• 1-120.18 : Piutang Jasa Angkut & Ekspedisi
• 1-140.18 : Persediaan Suku Cadang, Oli & Perlengkapan Armada
• 1-201.18 : Aset Tetap Armada Kendaraan Niaga (Pick-up, Truk, Viar)
• 1-202.18 : Akumulasi Penyusutan Aset Kendaraan Niaga
• 1-623 : Piutang Rekening Koran (RK) ke Unit Transportasi (di sisi Holding BUMDes)
• 2-206.18 : Pendapatan Sewa Diterima Dimuka (Uang Muka / DP Sewa)
• 2-208.18 : Hutang Bagi Hasil Titipan Armada Warga (Konsinyasi 80%)
• 2-209.18 : Titipan Uang Jaminan Sewa Kerusakan (Deposit Refundable)
• 2-610 : Hutang Rekening Koran (RK) ke Holding Pusat (di sisi Unit Transportasi)
• 4-101.18 : Pendapatan Sewa Armada BUMDes
• 4-102.18 : Pendapatan Komisi Titipan Armada Warga (20%)
• 4-103.18 : Pendapatan Jasa Kurir & Ekspedisi Paket Warga
• 4-104.18 : Pendapatan Jasa Angkut Rantai Pasok Internal Holding
• 5-201.18 : Beban Bahan Bakar Minyak (BBM) & Tol
• 5-202.18 : Beban Servis Mesin, Penggantian Ban & Suku Cadang
• 5-203.18 : Beban Gaji Pengemudi, Upah Kurir & Kru Bongkar Muat
• 5-204.18 : Beban Penyusutan Armada Kendaraan
• 5-205.18 : Beban Pajak Kendaraan Bermotor (STNK), Retribusi KIR & Asuransi

7.2 Skenario Penjurnalan Otomatis SAK EP

Skenario 1: Penerimaan Uang Muka (DP) dan Deposit Sewa Pick-up

Penyewa membayar DP sewa Rp 150.000 dan uang jaminan kerusakan Rp 300.000 via QRIS.

text
[DEBIT] 1-102.18 (Rekening Bank BPD Unit Transportasi) Rp 450.000
[KREDIT] 2-206.18 (Pendapatan Sewa Diterima Dimuka / DP) Rp 150.000
[KREDIT] 2-209.18 (Titipan Uang Jaminan Sewa Kerusakan) Rp 300.000

Skenario 2: Pelunasan Sewa Armada BUMDes & Pengembalian Deposit Utuh

Kendaraan kembali dalam kondisi mulus, penyewa melunasi sisa sewa Rp 150.000 tunai, dan deposit Rp 300.000 dikembalikan penuh.

text
(a) Pelunasan Sewa & Pengakuan Pendapatan:
[DEBIT] 1-101.18 (Kas Tunai Operasional Transportasi) Rp 150.000
[DEBIT] 2-206.18 (Pendapatan Sewa Diterima Dimuka / DP) Rp 150.000
[KREDIT] 4-101.18 (Pendapatan Sewa Armada BUMDes) Rp 300.000

(b) Pengembalian Uang Jaminan:
[DEBIT] 2-209.18 (Titipan Uang Jaminan Sewa Kerusakan) Rp 300.000
[KREDIT] 1-102.18 (Rekening Bank BPD Unit Transportasi) Rp 300.000

Skenario 3: Sewa Armada Titipan Warga (Konsinyasi Bagi Hasil 80:20)

Pelanggan menyewa Pick-up titipan warga dengan tarif Rp 250.000 lunas tunai.

text
[DEBIT] 1-101.18 (Kas Tunai Operasional Transportasi) Rp 250.000
[KREDIT] 2-208.18 (Hutang Bagi Hasil Armada Warga - 80%) Rp 200.000
[KREDIT] 4-102.18 (Pendapatan Komisi Titipan Armada - 20%) Rp 50.000

Skenario 4: Pencairan Bagi Hasil Bulanan ke Rekening Pemilik Armada Warga

BUMDes mentransfer hak bagi hasil sewa warga sebesar Rp 2.400.000 di akhir bulan.

text
[DEBIT] 2-208.18 (Hutang Bagi Hasil Armada Warga) Rp 2.400.000
[KREDIT] 1-102.18 (Rekening Bank BPD Unit Transportasi) Rp 2.400.000

Skenario 5: Penugasan Angkutan Pakan & Telur Internal Holding (At-Cost via RK)

Unit Transportasi mengangkut pakan ayam dari Feedmill ke Kandang Layer dengan biaya operasional HPP Rp 120.000.

text
(a) Sisi Unit Transportasi:
[DEBIT] 1-623 (Piutang RK Holding BUMDes Pusat) Rp 120.000
[KREDIT] 4-104.18 (Pendapatan Jasa Angkut Internal Holding) Rp 120.000

(b) Sisi Unit Peternakan Pemesan:
[DEBIT] 5-102.01 (Beban Angkut Pakan Ayam Layer) Rp 120.000
[KREDIT] 2-610 (Hutang RK BUMDes Holding Pusat) Rp 120.000

---

8. Lembar Pengesahan Dokumen (3 Pihak)#

Naskah Master Standar Operasional Prosedur ini disahkan secara resmi oleh manajemen BUMDes Bolulango dan berlaku efektif terhitung sejak tanggal ditetapkan:

---

Riwayat Revisi Dokumen (Change Log)