📘 SOP Input Jurnal & Penguncian Unit Usaha Otomatis (Work Context Lock)

Modul Keuangan & Akuntansi BUMDes Bolulango Berlaku untuk: Jurnal Umum (/jurnal/buat), Jurnal Penyesuaian (/jurnal-penyesuaian), dan Edit Jurnal

---

🎯 1. Latar Belakang & Tujuan#

Dalam sistem ERP Multi-Unit BUMDes, transaksi keuangan wajib dipisahkan secara tegas (Unit Isolation) berdasarkan unit usaha yang bersangkutan (misalnya: Sub-Holding Ketapang, Unit Simpan Pinjam, Unit Perdagangan, BUMDes Pusat).

Sebelumnya, terdapat potensi kesalahan (human error) di mana pengguna memilih unit kerja di bilah atas (Work Context Bar), namun lupa memilih unit yang bersangkutan pada formulir input jurnal, atau sebaliknya staf unit memilih unit usaha lain.

Untuk mencegah kesalahan pencatatan, sistem ERP kini dilengkapi dengan:

1. Penguncian Unit Otomatis (Work Context Lock).
2. Isolasi Peran Staf Unit (Role & Unit Isolation).
3. Penomoran Referensi Otomatis Dinamis.

---

🔒 2. Cara Kerja Fitur Penguncian Unit Usaha#

A. Untuk Pengguna Berkonteks Kerja Tertentu (Misal: Unit Ketapang)

• Saat pengguna memilih konteks unit tertentu pada bilah atas (Work Context Bar):
• Bidang "Unit Usaha" pada formulir input jurnal otomatis terisi dengan unit aktif tersebut.
• Bidang otomatis berstatus 🔒 Terkunci dengan tampilan border dashed amber dan kontrol select disabled.
• Menampilkan keterangan: "Terkunci ke [Nama Unit] sesuai konteks kerja aktif agar tidak salah unit."
• Nomor referensi otomatis di-generate menggunakan prefiks kode unit tersebut (contoh: KTPG/20251021/004).

B. Untuk Staf Level Unit (Kepala Unit, Admin Unit, Kasir, dsb)

• Pengguna yang memiliki penugasan unit resmi (assigned_unit_id atau role unit):
• Terkunci Permanen: Kolom unit usaha selalu mengarah ke unit penugasan akunnya.
• Tanpa Tombol Buka Kunci: Staf tidak dapat membuka kunci atau memindahkan transaksi ke unit lain.
• Pengamanan Sisi Server (Server-Side Guard): Server Action createManualJournalEntry dan updateManualJournalEntry secara otomatis memaksa unit_id sesuai assigned_unit_id pengguna untuk mencegah manipulasi data.

C. Untuk Super Admin & Direktur Holding

• Super Admin dan Direktur Holding memiliki otoritas pengawasan lintas unit:
• Kolom Unit Usaha secara default tetap terkunci ke konteks unit aktif untuk menjaga kehati-hatian (safety-first).
• Terdapat tombol [🔓 Buka Kunci] di samping label Unit Usaha.
• Jika tombol diklik, pilihan unit terbuka dan Admin dapat memilih unit lain atau opsi 🌐 KONSOLIDASI.
• Admin dapat mengklik [🔒 Kunci ke Konteks] kapan saja untuk mengembalikan pilihan ke unit aktif dan memperbarui nomor referensi secara otomatis.

D. Sinkronisasi Konteks Kerja Real-Time

• Jika pengguna berpindah unit kerja melalui tombol Ganti Unit di bilah atas (WorkContextBar) saat formulir pembuatan jurnal sedang terbuka, formulir akan secara otomatis mendeteksi perubahan tersebut:
• Unit pada formulir diperbarui ke unit baru.
• Nomor referensi jurnal di-generate ulang dengan kode unit baru.
• Notifikasi konfirmasi ditampilkan kepada pengguna.

E. Alokasi Cost Center / Unit Usaha per Baris Akun (Cost Center Tagging)

• Mulai versi 2026.2, setiap baris transaksi (transaction line) dilengkapi kontrol pemilih Cost Center:
• Fungsi: Memungkinkan pembebanan pos akun debit/kredit ke unit usaha operasional tertentu (misal: PAMDes, Wisata, Retail, Pengolahan Sampah) meskipun jurnal dicatat oleh Bendahara Holding di tingkat pusat.
• Opsi Default: Mengikuti unit usaha induk yang dipilih pada informasi dasar.
• Dampak Pelaporan: Laporan Keuangan (Laba/Rugi per Unit) dapat memfilter pendapatan dan beban berdasarkan tagging cost_center_id ini tanpa memerlukan entri jurnal terpisah.

F. Tata Kelola Persetujuan Bertingkat (Tiered Maker-Checker)

Sistem menerapkan prinsip pemisahan tugas (Segregation of Duties) dan otorisasi berjenjang untuk mencegah manipulasi data finansial:

1. Aturan Maker ≠ Checker:

• Pengguna yang membuat jurnal draf (created_by) dilarang keras menyetujui (approve) jurnal buatannya sendiri.
• Tombol approve akan menolak eksekusi dan meminta atasan/pejabat checker lain untuk mereview (pengecualian darurat hanya untuk super_admin).

2. Matriks Plafon Otorisasi Nominal:

• Nominal ≤ Rp 5.000.000: Dapat disetujui oleh Kepala Unit / Manajer Unit yang bersangkutan atau Tim Keuangan Holding.
• Rp 5.000.000 < Nominal ≤ Rp 25.000.000: Wajib disetujui oleh Pejabat Keuangan Holding (bendahara, bendahara_desa, admin_keuangan, admin_keuangan_pusat).
• Nominal > Rp 25.000.000: Wajib otorisasi tertinggi oleh Direktur Utama BUMDes (direktur) atau super_admin.

G. Penegakan Penguncian Periode Fiskal (Fiscal Period Lock Guard)

• Seluruh mutasi jurnal (create, update, approve, reverse) dilindungi oleh penjaga periode fiskal:
• Jika tanggal transaksi berada pada periode akuntansi yang berstatus closed atau validated, sistem menolak mutasi secara mutlak.
• Jurnal draf lama yang bertanggal di bulan yang sudah tutup buku tidak dapat disetujui tanpa pembukaan kunci resmi (Revert Closing) oleh Super Admin.
• Setiap upaya perubahan narasi atau baris jurnal tercatat dalam format structured diff (before vs after) pada audit_logs.

H. Mesin Jurnal Berulang (Recurring) & Impor Massal (Bulk Import)

• Jurnal Berulang (Recurring Journals):
• Digunakan untuk transaksi rutin terjadwal (sewa gedung bulanan, langganan internet, alokasi beban penyusutan).
• Dilengkapi fitur auto_post: dapat langsung terbit sebagai jurnal disahkan (approved) atau draf (draft) untuk diverifikasi checker.
• Impor Massal (Bulk Import):
• Fasilitas unggah berkas batch untuk migrasi data awal tahun atau rekonsiliasi volume besar.
• Memvalidasi kepatuhan COA, format tanggal, period lock, dan keseimbangan Debit = Kredit secara otomatis sebelum disimpan ke basis data.

---

📊 3. Panduan Cepat Pemetaan Akun: Studi Kasus Setup Saldo Awal / Migrasi Kandang Ketapang#

[!NOTE] PENTING - HANYA UNTUK SETUP AWAL / MIGRASI HISTORIS: Tabel di bawah adalah ilustrasi pemetaan akun untuk setup saldo awal / pencatatan migrasi bersejarah sebelum sistem live. Untuk transaksi berjalan rutin sehari-hari, staf DILARANG KERAS membuat jurnal manual dan WAJIB mencatat melalui modul terkait:

• Belanja Pakan & DOC → Modul Pembelian / PO (1-105.04 / 1-204.01)
• Pemakaian Pakan Harian → Modul Peternakan: Log Pakan Kandang (5-102.01)
• Listrik & Operasional → Modul Kas & Bank: BKK (5-202 via Kas/Bank)
• Servis & Peralatan → Modul Aset Tetap: Catat Servis / Inventarisasi

---

⚖️ 4. Catatan Integritas Finansial & Audit#

1. Prinsip Berpasangan (Double-Entry Balance): Total Debit dan Kredit wajib seimbang (balanced).
2. Validasi Anti-Fraud Wajib 3 Foto: Seluruh pengeluaran kas keluar wajib menyertakan 3 foto bukti ber-geotag GPS (Nota/Kuitansi, Fisik Barang/Kandang, dan Bukti Serah Terima/Pemakaian) untuk menjamin transparansi dana desa.
3. Tutup Buku & Status Locked: Jurnal yang telah masuk ke periode akuntansi yang telah ditutup (Period Lock) tidak dapat diubah atau dihapus.

---

🤖 5. Kebijakan Baku Zero Manual Journaling & Larangan Menjurnal Manual#

[!CAUTION] KEBIJAKAN MUTLAK ZERO MANUAL JOURNALING (SAK EP COMPLIANCE): Seluruh transaksi operasional rutin di ERP BUMDes diposting 100% SECARA OTOMATIS oleh sistem berdasarkan kejadian riil di lapangan. Staf operasional, kasir, admin gudang, maupun anak kandang DILARANG KERAS membuat jurnal umum manual untuk transaksi operasional rutin.

Pelajari pedoman lengkap dan sanksi pada dokumen resmi: 👉 KEBIJAKAN_ZERO_MANUAL_JOURNAL_DAN_LARANGAN_MENJURNAL.md

Ringkasan Larangan Keras Jurnal Manual:

• ❌ DILARANG menjurnal manual pengeluaran kas tunai & bank → Gunakan menu Kas & Bank (BKK / Bukti Kas Keluar)
• ❌ DILARANG menjurnal manual pengeluaran kas kecil (petty cash) → Gunakan menu Kas Kecil (Proses Replenishment)
• ❌ DILARANG menjurnal manual servis / ganti oli / perbaikan aset → Gunakan menu Aset Tetap (Catat Servis / Maintenance)
• ❌ DILARANG menjurnal manual pembelian barang dagang & bahan baku → Gunakan menu Pengadaan / PO (Penerimaan Barang)
• ❌ DILARANG menjurnal manual penjualan kasir toko → Gunakan menu Kasir POS (Point of Sale)
• ❌ DILARANG menjurnal manual pemberian pakan ayam → Gunakan menu Peternakan (Log Pakan Harian Kandang)
• ❌ DILARANG menjurnal manual panen telur atau mortalitas ayam → Gunakan menu Peternakan (Catat Panen / Log Kematian)
• ❌ DILARANG menjurnal manual mutasi antar rekening / unit → Gunakan menu Transfer Kas & Rekening Koran
• ❌ DILARANG menjurnal manual bunga bank & biaya admin → Gunakan menu Kas & Bank (Rekonsiliasi Bank)
• ❌ DILARANG menjurnal manual penyusutan aset bulanan → Dihitung otomatis di modul Aset Tetap / Tutup Buku

Perkecualian Terbatas (Hanya Oleh Kepala Keuangan / Super Admin):

Jurnal manual di /jurnal/buat HANYA diperkenankan untuk 3 kondisi:

1. Penyesuaian Audit Akhir Periode (Beban dibayar di muka, akrual beban terutang, revaluasi aset biologis akhir tahun).
2. Koreksi Reklasifikasi Akun yang didasarkan pada Berita Acara Reklasifikasi resmi dari Direktur BUMDes.
3. Migrasi Saldo Awal Historis saat go-live sistem baru.

[!WARNING] Entri jurnal manual yang menduplikasi transaksi operasional yang sudah otomatis akan mengakibatkan pencatatan ganda (double-counting), merusak Neraca, merusak kartu stok gudang, dan memicu audit investigasi dari Inspektorat / BPKP. Seluruh jurnal manual tercatat secara permanen di audit trail.

---

Dokumen ini diterbitkan oleh Tim Pengembang & Tim Tata Kelola Keuangan BUMDes.